閱讀筆記

第1章 工作不能只靠努力

重要概念: 周到化的宗旨是，如何在有限的時間獲得令人滿意的工作成果, 因為在現今社會永遠沒有足夠時間

1―1 不是只要努力就好

• 周到性思考： 好好想清楚要怎麼做才能順利完成工作，而不手忙腳亂
• 周到是，為了工作能順利執行，事先做一些準備工作

提升工作能力的步驟一： 努力讓自己「不必努力」就能解決問題

1―2 「周到」能讓工作變得輕鬆又有效率

• 事前預設期望
• 周到並不是一種才能，而是一種工作上的觀念
• 不可以抱住「認真做就不用擔心」「確確實實做好份內工作，船到橋頭自然直的想法」的想法

如果能夠輕鬆又有效率，工作本身就會變得非常快樂，所以你要事前準備工作

1–3 「周到性思考」能創造時間

• 思考如何縮短工作時間
• 透過預先準備， 可以讓你有空間思考，如何排除無意義的雜事來騰出寶貴的時間

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第2章 為工作決定優先順序

2―1 抱持通盤意識

• ⛔只注重細節卻急略大局 – 這是麻目努力可能帶來的不良後果
• 周到代工作術需要通盤意識 = 注意細節 ✅ 掌握大局✅ ▶️ 除了完成工作, 注意整體的狀況和進展
• 通盤意識可幫你:
  • 決定工作的優先順序
  • 評估未來可能發生的風險

2―2 請條列化工作

• 把隱藏在腦海裏的工作項目條列出來，增加可視化，eg. IT人常用的kanban board
• 使用檢查清單來確認工作進展狀況，➡️預防疏失➡️確認工作進度➡️整理思緒

2―3 懂得取捨工作

• 時間不可能無限增加，一個人能住你的工作量也有限制
• 正確的觀念: ❌不是思考如何才能完成更多的工作✅而是判斷什麼工作該做什麼工作不必做
• 當你發覺自己手忙腳亂的時候，這代表工作量已經超過自己所擁有的時間
• 正如當水喉的水不斷流入水杯，你會去換一個更大的杯，還是馬上閂水喉？ 大多數人說的是後者吧
• 當手忙腳亂的時候，當事人忙著擦掉益出的水已經焦頭爛額，根本沒有心思仔細觀察到底哪些水流進盃
• 所以要先消除手忙腳亂的狀態，才可以有精力思考如何讓工作更加周到

要擺脫手忙腳亂的困境，就要學會關掉工作的水龍頭

2―4 將決定優先順序化為習慣的方法

為工作設定順序的3個好處

• 時間上的游刃有餘
• 精神上的游刃有餘➡️讓你知道自己在做什麼
• 計劃上的游刃有餘➡️不會發生大量工作擠在同一時間內必須完成的狀況

2―5 找出非做不可的工作

• 更新你對工作的觀念➡️不是所有工作都是同等重要
• 掌握兩成的重要關鍵，來實現八成的周到
• 設定一個割捨的基準則

2―6 不要過度在意緊急度

• 如果把其行當成最優先考量的條件，往往反而忽略更重要的事
• 例如作者覺得背叛讀者比遲交稿更重要
• 例如有一間餐廳，在最忙碌的時候會優先供應兒童點餐，因為孩童因肚餓會吵鬧，造成對其他人客的騷擾

不應以期限決定優先順序應，該提高重要度的著重比例

2―7 建立判斷的三大基準

• 核心價值是，對自己而言非常重要而且無可動搖的基準
• 在工作上建立自己核心價值的3個好處
  • 簡單決定事情的優先順序和取捨e.g. 你決定把客戶是為目標的時候，有時為了顧客利益而無線上司的指示
  • 做出決斷的速度會變快 eg 購物前的預算
  • 擁有自己的理念
• 為自己設定三大基準
  • 三件自己覺得非常重要的事
  • 定出優先順序

2―8 讓自己不用再努力

• 真正必須努力的環節是，如何讓自己不用努力
• 周到化工作術是，藉由將工作分配給部下，教育部下，建立流程及導入系統架構，來建立出一套「自己不需努力」也能穩定獲得成果的機制➡️這才是真正應該努力的事情💯🚀🚀🚀

2―9 時間並非用之不竭

• 自己為自己在每一件工作設定期限

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第3章 建立輕鬆獲得工作成效的「機制」

3―1 讓問題與失敗減少

• 要讓工作變得輕鬆，最重要的是防止意外狀況和客戶投訴問題發生
• 輕鬆工作的觀念就是創造時間的觀念
• 真正的重點是，如何排除發生問題的理由
• 任何重大的意外狀況或客戶投訴問題發生之前，必定有一些徵兆

3―2 多做B象限的工作

• 時間應該放在低緊急度和高重要度的事情
• 意外狀況和客戶投訴問題= 高緊急度和高重要度A
• 意外狀況的根源 = 低緊急度和高重要度B
  • Eg培育部下在B的事情
  • 如果培育下屬, 緊急度就會攀升➡️最後會議a形式出現➡️沒有教好下屬所以引起被客戶投訴嘅問題
• A象限的工作的出現都因為B象限的工作沒有確實完成
• 將心力投注在B象限的工作上，A進行的工作就會減少，如此一來，就有更多時間投入真正該做的工作上
• 出現在A象限的事情都是會引發負面影響的事情
• 因此如果一天到晚都在處理A象限的工作，代表著正處於隨時可能會一發不可收拾的局面
• b象限的工作不僅有下有助預防A象限的問題，而且大部分都是帶來正面幫助的工作

3―3 別成為讓疏失陷入惡性循環的「AC型職員」

• 一次的疏失會帶來下一次的疏失
• 惡性循環的工作模式： 在A象限和C象限進行之間來回遊走

🚀💯提升B象限的工作比例

3―4 從看似下微不足道的事情做起

• 每個人都喜歡馬上做能看見成果的工作，但事實上，必須經過長期累積的工作所能發揮的影響力更強大
• A象限= 馬上能見效的工作，不具再現性
• B象限工作=具備再現性，能夠獲得持續而穩定的成果

要讓工作變得有效率，需要的只是一步一腳印的累積B象限的工作

越是微不足道、沒有即效性的工作，愈需要持之以恆，如果覺得三年太長的話，至少堅持三個月試試看

3―5 B象限工作能帶來的三大好處

1. 穩定的成果
2. 不容易遇上意外狀況或事故
3. 能獲得自己的時間

只要能事先解決問題，就能減少許多無謂的工作

3―6 改善拖延，就先做B象限的工作

• 不能做B象限的工作，大部分原因是A象限的工作太多，導致時間不夠用
• b進行的工作通常沒有期限
• AC象限的工作卻是迫在眉睫➡️很容易成為優先處理的對象
• 這樣做都可能會有因為突發情況而無法執行，但比起「有空再造」的心態，先排進計劃了的做法，更有效提升B象限工作在整體工作中的比例

💡 先將B象限的工作排進計劃裏

3―7 要創造未來，先從B象限工作開始

• 建立人際關係
• 風險管理
• 安排計劃
• 確保未來的主要收入來源
• 保養和維護
• 提升企業的品牌形象
• 保護資訊安全
• 無關現在但影響將來的事 ➡️只要確實執行， 能夠減少未來的工作

3―8 不斷投資B象限，報酬就會複利增加

• 自我投資➡️把工作不斷投資在B象限， 為了能夠一邊工作一邊期待未來的投資
• 建立機制➡️減少自己必須付出的努力
  • 建立標準作業程序減少行部下說明解釋的時間
  • 建立雙重檢核的機制減少疏失和意外的發生
  • 預防措施和風險管理降低發生問題時需要付出的努力成本

3―9 學會「不做」

• 不能「不做」的原因
  • 有時候覺得「可能做得完」「可能做了比較好」之類的想法會阻礙我們的決定
• 「不做」的判斷的秘訣
  • 決定不做的期間➡️告訴自己過了這個期間再決定做或不做
  • 技術性放鴿子➡️故意不做原本說好要做的事，並假裝自己忘記了
  • 思考這個工作是不是真的非有自己做不可

  不做，也是選擇之一

3―10 要讓工作周到就必須建立機制

✅減少意外與疏忽

✅為原本僅依賴性質及直覺感情的項目，找出定量化的規範

✅提升工作速度

機制，是一種可以讓自己不必再那麼努力的工具，同時可以獲得穩定的成果

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第4章 工作成效高的人，還會做這些事

4―1 以回推的方式訂定計畫

❌堆疊式= 將要做的工作一定見堆疊起來的計劃安排方式 ➡️只要一件工作項目延誤，後面所有工作項目都會受影響

✅回推式計劃模式 = 先設定目標，再安排及思考要達成這個目標該怎樣安排

✅執行者必須不斷思考該怎麼做才能儘早完成

所以, 你可這樣思考:

❌該從什麼事開始做起 ✅今天的目標是什麼

4―2 「周到化工作術」高手的三個視點

• 概觀的視點 ➡️zoom out
• 遠觀的視點 ➡️預先猜測未來會發生的事，讓自己知道該事先做哪些準備
• 深入的視點➡️探討風險的根源，分析原因，然後做出假設計收集資訊

4―3 事先取得共識

✅私下協調節省會議時間

✅私下協調可以避開無謂的麻煩，讓工作進展得更順利

✅帶有同理心和同情心的舉動，可以將訊息預先傳達給對方，讓對方有心理準備

✅事前的討論與報告➡️增加深思熟慮的時間

4―4 找出關鍵人物

✅私下協調時應鎖定兩成的關鍵人物

• 關鍵人物不一定是的為最高者
• 做決定的人

4―5 五成傳達率的法則

• 對方沒有確實理解你的意思
• 重點：不要天真認為對方一定完全理解你的想法
• 為了提升傳達率，所以你要做的是
  • 確認 ✅告知之後立刻確認✅選擇在對方執行到一半是確認進展狀況
  • 改變告知方式eg 把口頭告知變成一邊畫圖一邊說明， email確認
  • 定量化的告知內容 eg ✅今日三點前 ❌儘快

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第5章 在問題發生前，未雨綢繆

5―1 最高明的「周到化工作術」！⭐⭐⭐⭐⭐

• 為了實現自己的夢想和目標而帶動方向
• 怎樣帶動方向？
  • 提升自己的影響力
  • 決定大方向的當下自己務必在場
  • 站在建立規則的立場上➡️制定合約或規範條文內容，發生任何情況都不會吃虧
  • 釐清問題➡️確認一個讓大家感到煩惱的問題➡️提出在「這樣下去，市場遲早會被競爭公司搶走」之類的問題➡️讓所有人接受「這個問題必須解決的方向」➡️為B商品的提我打下基礎
  • 獲得名正言順的理由 ➡️ 販賣B商品能夠獲得什麼好處 ➡️必須讓所有人認同
  • 是先取得關鍵人物的同意

5―2 檢查清單是必備工具

• 用檢查清單去記錄自己曾犯的錯
• 以檢查清單的方式提醒自己，再次確認是有效預防疏失的良好方法
• 一定要有第二次檢查，還要使用不同檢查方式， 有助改變觀察的角度

5―3 建立失敗筆記

• 將過去的失敗經驗記錄下來，成為自己的財富
• 失敗經驗的來龍去脈，不要加入主觀意見，只陳述事實
• 失敗的原因，就算不知道失敗的原因，可以寫下推測的原因
• 可能造成的風險，一定要最上壞的情況
• 防止再犯的策略
• 定期瀏覽

失敗是一種資產，只要活用它，就可以避免犯相同錯誤，創造比現在更美好的未來

5―4 找出非完成不可的底限

• 不做沒有必要的準備工作
• 決定適可而止的基準點➡️定出「必要」和「期望」兩個標準
• 必要的工作 = 不做必定會產生負面影響的工作
• 期望的工作 = 做了可能會有所幫助的工作
• 如果一心只想著「這個最好要有、哪個最好要有」，連一些用不到的東西也準備，這樣會減低工作的產能

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讀後感

• 「周到化」，並不是將手上每件工作都做到完美，而是「如何在有限的時間裡獲得令人滿意的工作成果」，包括：
  • Step1：為工作決定優先順序。
  • Step2：找出輕鬆獲得工作成效的機制。
  • Step3：在發生問題前，未雨綢繆。
• 看完這本書後, 很感恩, 有一些方法我已經一直不自覺地使用
• 讓我覺得最大的Life Changing Moment是, 工作不是只是努力就可以, 因為努力在錯的地方為工作帶來害處, 所以我們要努力把努力放在對的位置, 而《再忙也不會出錯的完美工作執行力》正正提供了很有用的工具!
• 書中每一個章節都很到位, 不會太長,剛剛好讓你明白作者想表達的意思
• 超級推介大家看 ”再忙也不會出錯的完美工作執行力”

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作者介紹

鳥原隆志（Takashi Torihara）

日本頂尖企管顧問

籃中演練研究所股份有限公司代表董事、籃中演練技術顧問。

出生於1972年。曾任職於日本大型物流企業「大榮」，經歷過肉類製品、家具、葡萄酒等各種販賣部門，升任為統籌管理十家分店的分店指導員，負責對各店鋪進行指導和解決問題。在升遷考試期間接觸了籃中演練（In-basket）技術，開始針對此項技術進行研究和自我訓練，其後利用此經驗創辦了籃中演練研究所股份有限公司，主要業務為研發企業取向的籃中演練教材並進行指導。平日除了舉辦演講和研修活動之外，亦活躍於電視節目和報章雜誌。

籃中演練技術在日本的主要推廣者，除了日本國內的推廣活動之外，也積極往海外發展。

主要著作有《再忙也不會出錯的完美工作執行力》《80%的工作其實不用做》《行動前思考5秒，擺脫費力又瞎忙的職場囧日子》等，累計銷售冊數突破80萬冊。

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